Les fichiers Excel sont en quelque sorte les héros en coulisses, en particulier pour les responsables e-commerce. Ils veillent tranquillement à la bonne circulation des données et du contenu essentiels qui permettent à votre entreprise en ligne de prospérer. Ce sont des outils de confiance qui vous aident à diffuser vos campagnes marketing et vos informations produit dans le monde entier, en veillant à ce que tout le monde reçoive le message.

Bien sûr, vous avez Google Translate et Microsoft Translation à votre disposition pour une révision rapide de la langue. Mais si vous souhaitez que les traductions Excel s’adaptent à votre entreprise comme un costume bien taillé, il est temps de passer à la vitesse supérieure.

Dans cet article, nous allons nous plonger dans les bizarreries des méthodes de traduction simples et vous présenter les merveilles de la localisation des fichiers Excel avec des solutions plus pratiques. Notre mission ? Apporter une réponse définitive à la question brûlante de tout directeur e-commerce : “Comment traduire des fichiers Excel avec finesse pour une croissance mondiale ?” Préparez-vous donc à un voyage dans le monde de la localisation efficace, où les fichiers Excel deviendront vos compagnons d’affaires internationaux.

Excel files translation

Comment traduire exactement ce dont vous avez besoin dans Excel ?

Google Translate et l’IA de Microsoft peuvent sembler être les joueurs vedettes d’un jeu de traduction rapide, mais lorsqu’il s’agit de l’arène détaillée des feuilles Excel, en particulier pour l’e-commerce, ils peuvent parfois manquer l’objectif. Voici les points sur lesquels ces outils standard pourraient ne pas obtenir une note parfaite :

Les limites des solutions de traduction simples lorsque vous manipulez des feuilles Excel lourdes :

Les fichiers Excel axés e-commerce présentent des nuances que les outils génériques négligent souvent. Voici quelques exemples auxquels vous pourriez être confronté.

  1. Traduction sélective : Certaines colonnes n’ont pas besoin d’être traduites. Vous ne voulez absolument pas que les identifiants des produits ou les commentaires soient modifiés. Comment expliquer à un outil ce qui ne doit pas être traduit ?
  2. Adressage des documents multifacettes : Certains dossiers sont comme des romans à multiples facettes, avec des chapitres qui nécessitent plus ou moins d’attention. Comment expliquer à un outil que “vous devez traduire la feuille 1 mais pas la feuille 2, et dans la feuille 3 ne pas traduire la deuxième colonne”.
  3. Éviter les traductions inutiles : Certains contenus sont tellement répétés qu’il n’est pas utile de les retraduire à chaque fois. Par exemple, traduisez-vous l’attribut “color” d’un produit sur chaque ligne ? Dans ce cas, votre équipe risque de payer des services de traduction qui pourraient être évités.
  4. Gestion de la mise en page multilingue : Prenons l’exemple d’un en-tête Excel qui ressemblerait à ceci :
    | Nom de l’attribut | en-US | fr-FR | es-ES | it-IT | de-DE |
    Dans ce cas, vous travaillez avec des colonnes dont la langue source est l’anglais et vous souhaitez que les traductions pour chaque langue remplissent la colonne appropriée. Le problème est que la plupart des outils se contentent de remplacer le contenu de la colonne anglaise

Comment gérer la traduction Excel de manière intelligente :

Sachant que les solutions simples ne peuvent pas vous offrir ce dont vous avez réellement besoin pour votre feuille Excel, nous allons maintenant nous concentrer sur la manière de franchir véritablement ces barrières. Pour ce faire, vous aurez besoin d’une plateforme sophistiquée qui dépasse les limites habituelles des outils de traduction standard. Explorons les solutions possibles offertes par l’outil adéquat :

  1. Traductions sélectives : Il vous permet de définir et de choisir les domaines à traduire, éliminant ainsi les efforts redondants tels que la traduction d’identifiants non désirés ou de commentaires banals.
  2. Traiter des feuilles Excel complexes : Avec des formats diversifiés entre les feuilles d’un même document, il est possible de configurer le logiciel pour qu’il sache comment traiter chaque feuille. Vous devez traduire seulement 2 colonnes dans la feuille n°2-10 et traduire complètement la feuille n°11, ce sera possible.
  3. Éviter les traductions inutiles : Vous savez déjà que vous aurez un contenu répété sur vos dossiers. Vous n’avez pas besoin de payer pour 100 traductions de “color”, une seule fois suffit. Les outils qui vous conviennent identifieront ces répétitions et reproduiront automatiquement la bonne traduction.
  4. Gestion des mises en page multilingues : Pour les configurations que nous avons montrées telles que 😐 Nom de l’attribut | en-US | fr-FR | es-ES | it-IT | de-DE |. Le logiciel assure un alignement méticuleux et permet de comprendre quelle colonne doit être utilisée pour coller les traductions pour chaque langue. Vous pouvez ainsi utiliser un seul fichier multilingue au lieu de feuilles distinctes pour chaque langue.

Cette approche ciblée permet de supprimer les dépenses superflues et d’optimiser le processus de traduction en termes de coûts et d’efficacité.

Comment travailler avec plusieurs équipes sur des fichiers Excel ?

Problèmes typiques de collaboration lors de la localisation de documents Excel :

Les fichiers Excel impliquent souvent une collaboration entre différentes équipes, plusieurs personnes contribuant à différentes sections du document.

  1. Gestion de l’accès : Pensez à partager votre feuille Excel avec l’équipe e-commerce comme si vous coordonniez un projet complexe. Chaque membre de l’équipe connaît son rôle, mais en l’absence de lignes directrices et d’indices clairs, des erreurs sont possibles. L’efficacité en e-commerce repose sur la précision et la coordination. L’utilisation de solutions simples sans contrôle d’accès strict crée un risque de suppression accidentelle de données, de modifications non souhaitées, voire de violation de données.
  2. Contrôle continu des versions : L’équipe “Description du produit” est experte en précision et en détails, tandis que l’équipe “Marketing” excelle en créativité et en innovation. Lorsque ces deux équipes travaillent sur le même dossier sans coordination claire en s’appuyant sur des outils rudimentaires comme Google Translate. Cela peut entraîner des incohérences, car il y a 98 % de chances que vos fichiers contiennent des données qui se chevauchent ou qui sont contradictoires.
  3. Intégrer les feedbacks : Après tout acte, le retour d’information est inestimable. Cependant, avec des outils de traduction de base, il est difficile d’obtenir un retour d’information et des commentaires. Des commentaires divers provenant de plusieurs départements peuvent créer une situation confuse. La multiplicité des équipes qui fournissent un retour d’information peut entraîner des chevauchements, des redondances, voire des contradictions, ce qui rend le processus de finalisation plus long et plus confus.

Enfin, nous considérons nos flux de travail Excel comme une orchestration vitale dans le paysage e-commerce. Une bonne gestion de l’accès joue le rôle de guide, en veillant à ce que chaque acteur connaisse son rôle. Le contrôle des versions est notre garde-fou, car il garantit la cohérence et la clarté entre les équipes. Et le retour d’information ? Il s’agit d’une répétition essentielle, qui nous permet d’affiner nos processus avec précision.

Solutions pour rationaliser la traduction Excel avec plusieurs personnes :

En veillant à ce que ces éléments fonctionnent en harmonie, nous positionnons nos opérations e-commerce en vue d’une collaboration transparente et efficace. Voici quelques solutions :

  1. Gestion de l’accès : Grâce à des outils tels que le Semantic Asset Management (SAM) et les systèmes de gestion des traductions (TMS), il est possible d’affiner les contrôles d’accès, de s’assurer que le contenu reste entre des mains fiables et d’éviter les problèmes de données. En fait, quelqu’un qui travaille sur du en-US vers de it-IT ne peut pas travailler sur d’autres langues.
  2. Contrôle continu des versions : Les plateformes telles que Wezen favorisent la continuité, en permettant aux utilisateurs d’accéder à la dernière itération du fichier tout en sauvegardant les modifications historiques. Vous pouvez retracer qui a fait quoi et quand, et rouvrir les tâches de traduction pour corriger d’éventuelles erreurs.
  3. Intégrer les feedbacks : Les plateformes adaptées à ce besoin mettent l’accent sur les boucles de rétroaction. Au lieu que votre équipe débriefe les linguistes et prépare des récapitulatifs de ce qu’ils ont modifié, des outils tels que les mémoires de traduction partagées () intègrent la dernière version de votre travail. Les mémoires de traductions sont ensuite utilisées pour suggérer des traductions aux linguistes. Ainsi, lorsque vous validez un texte, vous vous assurez automatiquement que les linguistes utiliseront cette même traduction la prochaine fois qu’ils auront quelque chose de similaire à localiser.

L’architecture de ces solutions favorise la collaboration synchronisée et crée un environnement propice aux linguistes et aux chefs de projet. Il en résulte un niveau de productivité accru, associé à une réduction des risques d’erreurs et de malentendus.

Comment éviter une mauvaise qualité de traduction dans Excel ?

Wezen Progressive Quality

Le problème du contexte de traduction dans les feuilles de calcul Excel :

Avez-vous déjà utilisé des outils de traduction rapide pour vos fichiers Excel, pour finalement vous rendre compte qu’ils sont quelque peu… perdus le sens de base ?

Si les outils simples dont nous avons parlé sont indéniablement efficaces, ils négligent souvent les complexités culturelles et contextuelles. Ils proposent des traductions tirées directement du manuel, en omettant souvent les expressions idiomatiques essentielles, votre secteur d’activité et votre catégorie de produits.

Pensez-y comme un voyageur expérimenté par rapport à un touriste débutant. Alors que les premiers se mêlent facilement aux habitants, comprennent leurs coutumes et les subtilités de leur langue, les seconds peuvent avoir des difficultés, ce qui les conduit à commettre des maladresses involontaires. Étant donné qu’Excel contient des données à multiples facettes, faire confiance à ces outils élémentaires n’est peut-être pas le choix le plus judicieux pour une communication professionnelle et précise.

Comment intégrer votre tone-of-voice dans de bonnes traductions Excel :

La véritable maîtrise de la traduction réside dans la compréhension du contexte profond des fichiers Excel :

  • Il est possible d’ajouter du contexte à vos feuilles de calcul Excel : un lien vers une image ou un document, un lien vers une page web sur laquelle votre contenu est censé atterrir, etc. Fournir des idées de ce à quoi la mise en page est censée ressembler peut s’avérer primordial pour la qualité de la traduction. Une bonne solution consiste à créer une colonne dans laquelle vous fournissez spécifiquement ces éléments de contenu/instructions.
  • L’exploitation des“mémoires de traduction” (TMs) et des “bases terminologiques” (TBs) permet aux marques de maintenir un discours cohérent. Les systèmes de gestion de la traduction les plus performants offrent ces fonctionnalités.
  • L’intelligence linguistique garantit que les terminologies spécifiques à l’industrie, les directives de la marque et les subtilités de la langue sont prises en compte de manière appropriée. C’est pourquoi, en plus d’un outil, vous pouvez envisager de faire réviser le contenu par une personne. Pour ce faire, vous pouvez travailler avec des freelances ou des agences de traduction, ou simplement vous appuyer sur vos équipes de marketing locales !

Présentation de Wezen : Conçu pour gérer des traductions Excel complexes

Pour les plateformes e-commerce ayant des ambitions mondiales, les fichiers Excel sont complexes et les processus de traduction sont loin d’être simples. Pourtant, les traduire avec toute cette complexité n’est pas négociable. C’est pourquoi nous avons fait de Wezen un outil capable de comprendre votre façon de travailler et de rendre cette tâche ardue plus facile pour votre équipe. Ainsi, vous n’avez pas à faire de compromis sur la qualité ou l’efficacité de la traduction.

  1. Gestion centralisée du contenu : Wezen agit comme un hub centralisé où tout votre contenu Excel est hébergé. Par exemple, si vous avez des descriptions de produits pour une nouvelle ligne de vêtements stockées dans un fichier Excel, Wezen vous permet de suivre la production linguistique de chaque produit, pour chaque langue.
  2. Mémoire de traduction intégrée : Vous vous souvenez de la mémoire de traduction dont nous avons parlé précédemment ? Wezen utilise cette caractéristique à bon escient. Imaginez que vous ayez des milliers de descriptions de produits dans Excel. Si certaines phrases ou certains termes se répètent, la mémoire de traduction de Wezen peut automatiquement détecter et suggérer des traductions. Cela permet non seulement d’accélérer le processus de traduction, mais aussi de s’assurer que les terminologies spécifiques sont traduites de manière cohérente.
  3. Espace de travail collaboratif : Imaginons que votre équipe en Italie travaille à la traduction des descriptions d’une collection particulière de chaussures. Pendant ce temps, l’équipe en France est chargée d’une collection similaire. Grâce à Wezen, les deux équipes peuvent collaborer, partager des informations et s’assurer que le message de la marque reste cohérent d’une langue à l’autre.
  4. Rationalisation du flux de travail : Les fichiers Excel peuvent devenir lourds, chargés de multiples onglets et de structures de données complexes. Wezen rationalise le processus de traduction de ces fichiers lourds. Par exemple, s’il existe un nouveau fichier Excel détaillant une promotion spéciale pour les fêtes dans différentes catégories, le système de Wezen peut intelligemment créer des tâches distinctes pour chaque e-mail promotionnel. Le travail peut alors être effectué en parallèle, ce qui permet de réduire le délai global entre la traduction et le lancement sur le marché.
  5. Assurance qualité : L’e-commerce ne se limite pas à la vente de produits ; il s’agit aussi de préserver la réputation d’une marque. Une mauvaise traduction des ingrédients ou des instructions d’utilisation d’un produit peut susciter la méfiance des consommateurs. Avec notre plateforme, vous pouvez combiner la traduction automatique et la révision humaine ; toute mauvaise utilisation de votre terminologie ou toute erreur linguistique est signalée par l’outil. Cela permet de s’assurer que les traductions sont non seulement exactes, mais aussi adaptées à la culture et au contexte.
  6. Qualité progressive avec l’écosystème Wezen : Prenons un exemple concret. Vous lancez une nouvelle gamme de produits dont les détails sont consignés dans une feuille Excel. Dans un premier temps, vous pouvez opter pour une traduction automatique de base afin de rendre le texte rapidement accessible à différents marchés. Au fur et à mesure que le produit gagne en popularité, vous pouvez améliorer progressivement la qualité de la traduction en ajoutant des étapes de révision dans le processus, en affinant les nuances et les références culturelles.
  7. Réduction des coûts et des délais : Nous avons parlé des fichiers Excel comme d’un moyen d’organiser les informations sur les produits, les campagnes, les courriels CRM, etc. Cependant, ces données sont généralement stockées dans une plateforme dédiée (PIM / DAM / CMS / CRM). Dans ce cas, il est préférable de ne plus utiliser de feuilles de calcul Excel.
    Voici comment :
    Compte tenu de la nature dynamique du monde de l’e-commerce, les marques ont souvent des promotions ou des lancements à réaliser dans des délais très courts. La traduction des fichiers Excel associés ne doit pas devenir un goulot d’étranglement. Les technologies sémantiques et les intégrations de Wezen, comme celles avec Salesforce Commerce Cloud, Adobe Commerce, Shopify, Prestashop, Akeneo, Quable,… accélèrent le processus. Cette traduction rapide ne permet pas seulement de gagner du temps ; en optimisant l’intégration et la réduction du contenu, elle permet également de réaliser des économies significatives.

En résumé, les outils de base ne sont plus l’étalon-or des traductions Excel. Les entreprises tournées vers l’avenir, qui recherchent une localisation précise et personnalisée, devraient s’orienter vers des solutions de Semantic Asset Manager telles que Wezen. En adoptant ces plateformes pionnières, les entreprises peuvent améliorer leur schéma de localisation, faciliter leurs opérations et garantir des traductions qui résistent à l’épreuve du temps. Ainsi, si la maîtrise de la traduction Excel est l’objectif, le Semantic Asset Management est le phare qui éclaire la voie vers des récits globaux impeccables.

N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez en savoir plus !